Dans une organisation, la sécurité des informations stockées dans SharePoint est assurée uniquement à travers les groupes de sécurité SharePoint. Il est donc important de savoir comment nommer les groupes de sécurité SharePoint. En effet, il est interdit de donner une autorisation en utilisant directement un groupe de l'annuaire central. Par contre, un groupe de l'annuaire central peut appartenir à un groupe de sécurité SharePoint. L'objectif est donc de disposer d'un plan de nommage des groupes de sécurité qui soit: structuré de manière identique quelque soit le groupe, l'objet à sécuriser ou l'autorisation, adapté au modèle de sécurité SharePoint. Nommer les groupes de sécurité SharePoint Afin de normaliser la codification pour nommer les groupes de sécurité SharePoint, il est proposé le format suivant: CODESITE _ AAAAAAAA où: CODESITE: Nom court du site des Directions / Départements / Services, AAAAAAAA: Niveaux d'autorisations SharePoint accordées avec les libellés suivants: Contrôle total, Lecture, Collaboration, Conception, etc.
Adopter un plan de gestion des données Sommaire Il existe des recommandations pour nommer ses fichiers de façon à pouvoir les classer de manière efficace. Dans un ensemble de fichiers ou de documents, des noms « normalisés », cohérents et comportant des éléments discriminants (comme la date de production) permettent également d'appréhender plus facilement le contenu du fichier ou du document avant même de l'ouvrir. Pour cela, il peut par exemple être utile dans le schéma de nommage des fichiers d'inclure des métadonnées importantes (par ex: [Date]_[Run]_[SampleType]. ) Ces règles peuvent même être formalisées dans une convention de nommage, à l'image de ce qu'a entrepris la NASA ou l' organisme américain ARM sur l'étude des changements climatiques. Cette convention, qui clarifie un certain nombre d'informations descriptives du contenu (date, lieu, version, auteur, etc. ), peut être indiquée dans un fichier "readme" en marge des jeux de données. Bien nommer ses fichiers Plusieurs universités ou organismes recensent les bonnes pratiques pour le nommage des fichiers (voir ressources ci-dessous) Il peut être recommandé: D'éviter les noms trop longs (ne pas dépasser 25 caractères) D'écarter les caractères non alphanumériques dans les noms de fichiers.
Il faut choisir des mots clés significatifs pour faciliter une future recherche. Si le nom du dossier (ou sous-dossier) donne déjà des éléments de compréhension, il est inutile de le repréciser dans le nom du fichier. Enfin, il est préférable de bien choisir l'ordre des éléments dans le nom des fichiers. Mettez en premier l'élément qui vous est le plus pertinent pour pouvoir retrouver facilement votre document. On ne met pas d'espace dans un nom de fichier Pour remplacer les espaces: utiliser les tirets bas "_", underscore Aussi, pour séparer les mots, vous pouvez mettre une majuscule. Un nom de fichier ne contient jamais de petits mots de liaisons Oubliez les « le, la, du, de, en, pour, donc, sur, etc. ) et remplacez les par des tirets "-" Un nom de fichier ne contient jamais de caractères spéciaux Les accents, les cédilles, les dièses etc. sont à proscrire absolument! Les caractères interdits sont: ()¨ ^ ° * ' « » " ° ` # {} [] < > | \ / @ = ~ + *% $ €? : & #;, Conclusion: Sachez que la mise en place d'un système de GED par exemple (Gestion Electronique de Documents) ne vous dispensera pas d'élaborer un plan de classement, ni d'établir certaines règles de nommage transversales à l'entreprise.
Pour séparer les éléments de nommage, préférer également les underscores aux espaces qui peuvent être interprétés différemment selon les systèmes d'exploitation. De normaliser les dates: le format recommandé par la norme internationale ISO 8601 est: YYYY-MM-DD (year-month-day ou année-mois-jour). Pour aider à définir les règles de nommage, il peut être pertinent de prendre en compte, l'acronyme du projet, les différents types de données (par exemple, observations de terrain sous forme de tableau, simulations, protocoles, etc. ), les formats de fichiers (,, etc. ), les caractéristiques uniques des fichiers de données (par exemple, date de création, nom du projet, conditions expérimentales), les abréviations « standards » pour certaines de ces caractéristiques, les initiales du chercheurs et la version du fichier. Par exemple: Nom ou acronyme du projet ou de l'expérience Localisation/coordonnées spatiales Nom/initiales du chercheur Date ou fourchette de dates de l'expérience Type de données Conditions Numéro de version du dossier Ex: Date_identifiant du projet_identifiant expérience_version Au début d'un projet de recherche, il est également important de prévoir une organisation de l'arborescence des dossiers et des fichiers qui permettent de retrouver facilement et rapidement les éléments dont on a besoin.
Pour des raisons de lisibilité et de compréhension, il a été préféré d'afficher directement le niveau d'autorisations (Contrôle total) plutôt que les noms classiques des groupes SharePoint: Approbateurs, Concepteurs, Gestionnaires de hiérarchies, Lecteurs de ressources de style, Membres, Propriétaires, Visiteurs. Le nom court du site correspond à une nomenclature interne sur 3 ou 4 caractères. Par exemple, le site du Service de Support aux Fournisseurs étrangers de langue française a le code: SFEF, celui de la Direction des Ressources Humaines est: DRH. Ceux qui donne les noms de groupes suivants pour le site de la Direction des Ressources Humaines: DRH _ Collaboration DRH _ Lecture etc. La présence de l'underscore (« _ ») permettra de ne pas mélanger ces autorisations avec celles des niveaux inférieurs (cf. ci-dessous). Adapté au modèle de sécurité SharePoint Vue de l'utilisateur, les objets sécurisables dans SharePoint sont la Collection de sites, les sites, les listes (ou les bibliothèques), les dossiers des bibliothèques et les éléments (ou les documents).
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